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Microsoft Word の使い方

ここでは簡単な Microsoft Word 2007 の使い方の説明をします。

基本的な使い方

Word 2007 では、基本的にはタブをクリックするだけで色々なメニューが登場します。 使用法がわからなければ、カーソルをアイコンの上にかざすと説明が登場します。 下の絵は、「ホーム」タブをクリックして、文字を太くするアイコンの上に カーソルを移動した状態です。

ここまでは、別に支障はないのですが、始めて使用して、いざファイルを保存しようとすると Windows ソフトには通常ある「ファイル」メニューがないことがわかります。 これは左肩の (Microsoft Office ボタン) の中に移動してしまっています。 ここをクリックすると次のメニューが登場します。

ちゃんと「上書き保存」、「名前を付けて保存」、「印刷」もあります。 見落としやすいのは、一番下に「Word のオプション」がある点です。 何らかの設定をする場所であることがわかりますが、これも通常の Windows ソフトと基本的に違う場所にあるので注意が必要です。

あと色々調べるための「ヘルプ」と書かれたメニューがありませんが、 Word の右肩の方についている

であることは、すぐわかりますが、クリックしてみると、これは 「オンラインヘルプ」であることがわかります。つまりインターネットにつながっていないと 「ヘルプ」を表示できないことになります。

フォント
True Type Font

計算機で使用することができる字体 (フォント) は基本的には

の 2 つがあります。ビットマップ フォントはフォントを絵として保存しているもので、 今ではほとんど使用されなくなりました。Word では使用できません。 「メモ帳」では FixedSys (システム フォント) と呼ばれるフォントを使うことができ、 これが Windows にもともと付いているビット マップ フォントです。

ベクトル フォント は多くの点の座標から構成されており、座標値を一定倍することによって 任意の大きさに拡大縮小ができます。しかし、文字を描くたびに計算をする必要が あるためビット マップ フォントの方が高速に描画できます。但し、現在の計算機は 非常に高速ですから、このような計算もあまり問題とはなりません。

計算機のディスプレーはプリンターよりも解像度 (1 インチあたりのドットの数) がずっと落ちます。ベクトルフォントは、計算機のディスプレーのような 解像度の低い描画装置では小さなフォントだとつぶれてしまう傾向があります。 そのため、欠点を補正する必要があります。True Type Font とは このような補正をしたベクトル フォントでマイクロソフトによって考案されたものです。

注意
固定ピッチ フォントとプロポーショナル フォント

Word はもともと英文用のワード プロセッサーで、私たちはそれを日本語化したものを 使用しています。そのため、ある程度英文の文書処理についても知っている方が Word の機能を理解しやすくなります。

英文の印刷物を目にすると、すぐ気が付くことですが、 普通の印刷物では W の横幅が広く、I の横幅は狭くなっています。 このようなフォントは プロポーショナル フォントと呼ばれます。 一昔前の英文のタイプライターはその仕組み上、横幅が一定していました。 このようなフォントは 固定ピッチ フォントと呼ばれています。 Windows になる前のパソコン (MS DOS) では基本的に 固定ピッチ フォントしか使用できませんでした。 プロポーショナル フォントを描画するにはグラフィックスが高速でないと無理なためです。

英文の印刷物で更に注意することがあります。タイプライターで印字された英文や、 英文の e メールでは、行の末尾が不揃いになります。英文は単語が終わる箇所でしか 改行できないためです。しかし、普通の英文の書籍では必ず、 行の末尾がきれいにそろっています。このようにするためには文字の間隔 (ピッチ) を 広げたり、狭めたりする必要があります。 そのためずいぶん多くの計算が必要となりますが、単に計算だけですから、 計算機ではいくらでも処理ができます。 ワード プロセシング (word processing) の最も基本的なことはこの行端の処理にあります。 Word は当然この処理ができます。

日本語では原稿用紙の伝統から、通常は横幅の一定のフォントが使用されています。 (とりわけ縦書きの場合には横幅が一定しないとおかしくなります。) しかし、日本語の中で英語を使用したり、記号を使用したりすると行端が不揃いになります。 こうなると、英文の場合と同様な問題が起きてきます。 従って、半角の英数字を混在させて、文章を書く場合には、 プロポーショナル フォントを使用して、自動的に行端の処理をさせるほうが きれいに見えることになります。

Windows で使用ができる最も基本的な日本語フォントは 「MS 明朝」「MS ゴシック」 の 2 種類です。どちらも固定ピッチ フォントで、このプロポーショナル フォント版は、 「MS P 明朝」「MS P ゴシック」 と呼ばれます。(これ以外にも最近の Windows には色々な日本語フォントがついています。) この4種類のフォントの違いは 実際に表示してみる方が簡単です。つぎの文字を Word で打ち込んでみましょう。

日本語1234

Word は初期条件では「MS 明朝」が選択されています。(これが最も普通だからです) 上の文章をマウスで (文字のコピーをする時の要領で) 選択状態にして、フォント名の右についている 矢印をクリックします。すると利用可能なフォントが表示されますから、 「MS P 明朝」、「MS ゴシック」、「MS P ゴシック」などに変更してみてどうなるかを 実験してみましょう。

日本語のプロポーショナル フォント の場合には、英数字は半角サイズに狭くなることがわかります。

好みの問題ですが、私は通常は「MS P 明朝」を使用し、メールの送受信の場合には 「MS 明朝」もしくは 「MS ゴシック」を使用しています。

注意

フォント選択のような窓のことを コンボ ボックス といいます。 コンボ ボックスはテキスト表示用の窓 (テキスト ボックス) と 一覧表示の窓 (リスト ボックス) が組み合わさっているため combo (= combination の意味) と呼ばれます。コンボ ボックスは drop down box とも呼ばれ、右端の下向きの 矢印のことを drop down arrow と呼ぶこともあります。

フォントの大きさの選択

フォントの大きさは「ポイント」で指定するのが普通です。 現代のパソコンでは文字の大きさを自由に変えることができるため、 初心者ではかえって混乱するかもしれません。 大昔 (Windows 以前) のパソコンでは、固定ピッチフォントが普通で、 プリンターの理由から、大きさの選択が自由ではありませんでした。 当時使用されていたフォントは基本的には 10.5 ポイントでした。 今でも無指定であると、この大きさのフォントが使用されます。

印刷物は通常 10 ポイント程度です。

注意

文字の大きさを変えるためには、大きくしたい文字を (コピーする要領で) マウスで 選択状態にしてから、フォントの大きさを指定する コンボ ボックスで望みのポイント数に変更します。

太文字に付いて

文字を選択状態にしてから、「ホーム」タブ

をクリックすると、文字が太くなります。少し注意が必要です。 日本語のフォントでは、細身のフォントが「明朝」で、太いのが「ゴシック」です。 つまり、通常の文章は「MS 明朝」で書いて、文字を太くしたい場合に「MS ゴシック」 に変更するのが普通です。上のようにしても文字は太くなるのですが、 太字は「MS ゴシック」を使用するほうが適当です。 「MS ゴシック」は計算機の画面では少し拡大しないと太く見えませんが、印刷すると それらしく見えます。(以下の図は「印刷」メニューの「印刷プレビュー」で 200 % にしたものです。)

同じことが「斜体」に関しても当てはまります。

をクリックすると、フォントは斜めになりますがイタリックにはなりません。 英文の場合、イタリックは単にフォントを斜めにしたのではなく、 下の絵のように全く違ったデザインになっています。(Word ではどういうわけか、普通のイタリックが 使用できないので、別のソフトで描いたものです。現在の Word には少し変わったデザインのイタリックはあります。)

アンダーライン、取り消し線

「アンダーライン」「取り消し線」 のアイコンは「斜体」の右のほうにあり、「太字」や「斜体」と同じように使用することができます。 「アンダーライン」や「重取り消し線」を引きたい部分をマウスで指定してから上のメニューを呼び出して、 マウスでクリックするだけです。

「アンダーライン」のアイコンの右にある下向きの矢印をクリックすると、 「アンダーライン」の形態 (破線など) を選択できます。

発音記号

仏語や独語では é ö などのような発音記号がつきます。 日本人からするとこれは発音記号ですが、仏人や独人にとってこれは一文字です。 このような文字を Word で挿入するには「挿入」タブ「記号と特殊文字」/「その他の記号」を 選択して、「ラテン拡張 A」を選択すればよいです。

またショートカットキーで入力することもできます。これは「ヘルプ」で「発音記号」を検索すれば 方法がわかります。

レイ アウト
中央揃え

(複数) 行を選択状態にした後で「ホーム」タブの中の、「段落」の中のボタンを押せば 「中央揃え」、「右揃え」などが簡単にできます。

カーソルを合わせると表示される説明を読むか、実際にやってみれば事情がはっきりします。

余白と用紙サイズ

余白を調整するには 2 つの方法があります。 Word で文書を表示する場合に、「表示」タブの「印刷レイアウト」

によって余白を表示します。また「ルーラー」にチェックを入れると、上と左に「ルーラー」(定規) が表示されます。

上のほうのルーラで、余白との境目あたりへ、マウス カーソルを移動すると、 マウス カーソルが 左右の矢印の形 になり、同時に下のような説明が現われます。 この状態で左右にドラッグすると、ページの左余白を変更することが できます。

右、上、下の余白も同様です。

余白を指定するもう一つの方法は、「ページレイアウト」タブ「余白」です。 クリックしてみればどうすればよいかがわかります。

よく見ると、「サイズ」が見えます。用紙サイズはここで変更可能です。

段組

2 段組にしたいときは、2 段組にしたい箇所を選択状態にして 「ページレイアウト」タブ段組みを選びます。

絵で選択ができます。文書全体を 2 段組みにしたいときは、文書全体を選択状態にしないといけません。 通常これは「編集メニュー」にあるはずですが、Word 2007 ではこれがありません。 「ホーム」タブ の右端に、

があり、ここで文書全体を選択状態にすることができます。

ヘッダーとフッター

ヘッダーとはページの上部のことで通常はランニング タイトルなどが 書かれており、フッターとはページの下部のことで通常はページ番号が 書かれています。

ページ番号だけ付けるのであれば、 「挿入」タブ「ページ番号」 を選択するだけです。

次のメニューが登場します。

ページの上部につける場合も、下部につける場合も、 ページ番号の出力位置 (中央、左寄せなど) を指定する必要がありますが、これは 絵のサンプルから選択するだけですから非常に単純です。また上のメニューから わかる点は「ページ番号の書式」も変更できることがわかります。 つまり 1,2,3,... の代わりに i, ii, iii, ... のような表示も可能です。

またもう少し本格的に、ヘッダーとフッターの指定をしたければ 「表示」タブ のそばに 「ヘッダ」, 「とフッター」 がありますから、これを選択するまでです。簡単なものであれば表示される絵の中から選択するまでです。 これでヘッダーやフッターへの書き込み状態となります。 ヘッダーやフッターの書き込み状態から元に戻るには、右肩の方に見えるボタンを押さないといけません。

箇条書き

簡単な箇条書きであれば、Word では極めて簡単に作成できます。 例えば、適当に字下げをして

   1. 日本語

のように打ち込んで、Enter を押せば

   1. 日本語
   2. 

のようになって自動的に 2 番目の箇条書きの項目を促してきます。1. 以外にも a) などを打ち込んでも 同じようなことになります。箇条書きの状態になると、先頭の 1, 2,.. などの数値の上にカーソル を移動できなくなります。その部分は、Word が管理することになるためです。

注意

以上のようになるのは、初期状態でこのように設定してあるからです。 (Microsoft Office ボタン) をクリックすると表示されるメニューの 下のほうにある「Word のオプション」を選びます。 次に文章校正を選び、更に「オートコレクションのオプション」 を選び、「入力フォーマット」タブを選ぶと次が表示されます。

自動的にされるのがいやであれば、2 つともチェックを外します。

「オートコレクトのオプション」「オートコレクト」を見ると 「文の先頭文字を大文字にする」項目にもチェックが入っています。 (このチェックは外した方がよいでしょう。) こんな具合に色々なことが自動設定されています。 しかし、場合によっては勝手に変更されてイライラする事もあります。


意図して箇条書きを作るには、箇条書きを作る個所にカーソルを移動して、 そのあとで「ホーム」タグの「箇条書き」のアイコンをクリックすれば、 箇条書きモードとなります。 箇条書きのアイコンの色が変化しており、再度箇条書きのアイコンを押すと、 色が元に戻って、普通の文章を書くモードとなります。

アイコンの右側の下向きの矢印をクリックすると、箇条書きの形態を 絵で選べることが、わかりますが黒丸のような印付きの箇条書きしか選べません。 つまり、「箇条書き」のアイコンでできることは「印付き箇条書き」です。


番号付きの箇条書き「段落番号」のアイコン

を選べばよいのですが、 ここでは右側の下向きの矢印を押すことにします。

注意
「段落番号」という言葉は理解しにくいですが、これは Enter キーが押されると 次の項目となるという意味と思われます。(Enter キーが押された時が段落の終了です。

次のようなメニューが登場します。

ここでは (1), (2), (3),.. のような箇条書きを作ることを考えます。「番号ライブラリ」 の中にないので、「新しい番号書式の定義」を選びます。次のメニューが表示されます。

「番号書式」の灰色の部分に触らないようにして、右側の ピリオドを消して、左右に丸かっこを付けます。 すると次のようになります。

もしも、間違えて、番号書式の灰色の部分を消してしまったら、 「番号の種類」を選びなおせばよいです。 「配置」の右揃え、左揃えは、項目の番号が 2 桁になったときに意味を持ちます。

一応これで、項目を書き込み、Enter キーを押すごとに 1, 2, 3,.. のような番号が自動的に振られます。 「OK」を押すと、「段落番号」の開始です。 「段落番号」のモードにいるときは、「段落番号」のアイコンに色が付いています。 「段落番号」のモードから元に戻るには「段落番号」のアイコンを再度押します。 このとき色が元に戻ります。

あと注意する点は


箇条書きの項目の中に箇条書きを入れる方法

  1. 箇条書きの最中に新しい項目にしてから Tab キーを押すと 下位レベルの箇条書きが開始する。 このとき箇条書きの形態は自分の思っているものでないので、 箇条書きの記号 (もしくは段落番号の番号) を指定して、右クリックすると表示されるメニュー から、「箇条書き」(もしくは「段落番号」) を選び、その形態を変えます。
  2. 下位レベルの箇条書きから上位レベルの箇条書きに移るには、新しい項目にしてから Shift + Tab を押す。
見出しと目次

白紙の文書からスタートします。 目次を作るには、まず見出しを作る必要があります。 本文中の文字が通常の 10.5 ポイントで、次のような見出しを作ることを考えます。

1 大見出し (MS ゴシック、14 ポイント)

1.1 中見出し (MS ゴシック、12 ポイント)

1.1.1 小見出し (MS ゴシック、10.5 ポイント)

そこで、大見出しを「見出し1」にするために、 「ホーム」タブの「スタイル」の中にある「見出し1」を右クリックすると表示される メニューから「変更」を選びます。そこで、「書式」を「MS ゴシック」、「14 ポイント」 に設定し、「OK」します。

同様に「見出し2」の書式を「MS ゴシック」、「12 ポイント」に設定します。 スタイルの場所の右下に斜めの小さな矢印があり、これをクリックすると利用可能な スタイルが表示されますが、まだこの中には「見出し3」がありません。これは あとで設定します。

まず最初に、最初の大見出しを作る個所にカーソルを移動します。

次に「ホーム」タブの「段落」の「アウトライン」のアイコンをクリックします。

次が登場しますから、新しいアウトラインの定義 を選びます。

次が登場します。オプションを選びます。

次のようになります。

そこで、レベルと対応付ける見出しスタイル として、 「見出し1」を選択します。これで「レベル1」の設定が終了

次に、左上の数字を 2 にして、「レベルと対応付ける見出しスタイル」として、 今度は「見出し2」を選択します。 「中見出し」は「大見出し」と同じ左端から表示することを 考えているので、「ギャラリーに表示するレベル」は変更しません。

同様に、左上の数字を 3 にして、「レベルと対応する見出しスタイル」として、 「見出し3」を選択します。

これで「OK」して「新しいアウトラインの定義」から脱出します。 すると、番号 1 が表示されて、大見出しの書き込み状態となっていることがわかります。

見出しを書き込んで、Enter キーを押すと、「標準状態」の書き込みに戻ります。

次に見出しをつけたい個所に来たら、 アウトライン のアイコンをクリックして、 現在のリスト に先ほど作成したアウトライン が あるので、これをクリックします。 ワードのファイルに戻ると「大見出し」の書き込み状態となっています。 よりレベルの低い見出しにしたければ、この状態で、Tab キー を 押します。またレベルを上げるには Shit + Tab キー を 押せばよいです。

レベル 3 の見出しを使用すれば、「スタイル」の中に「見出し3」が 登場するので、この時点で、「見出し3」のフォントを指定します。

なお、現在使用中の「アウトライン」を修正しようとしても、 該当するメニューが見つかりません。 修正するにはカーソルを最初の見出しに移動して, 「アウトライン」のアイコンをクリックし、 「新しいアウトラインの定義」を選ぶと、現在使用中の「アウトライン」 となり、修正を施せばそれが本文に反映されます。

色々していると、番号が連番にならなくなることがあります。 このときは、番号の上で右クリックして表示される メニューから「自動的に番号を振る」を選ぶと正常になります。

見出し付きの文書ができたら、目次を入れることができます。 「参考資料」タグ「目次」アイコンがあります。 カーソルを目次を入れたい場所に移動して、 「目次」アイコンをクリックすると、次が表示されます。

面倒ですから、「自動作成の目次 1」を選びます。

本文を変更しても、目次は自動更新されません。 目次の上あたりを右クリックすると「目次の更新」のメニューが登場します。

編集記号の表示

例えば Word には自動的に字下げする機能があります。この機能を前提にすると ある行は自動的に字下げされ、別の行の先頭には全角スペースが挿入される というようなことが起きます。このような場合に、実際に印刷すると字下げが一定していないように 見えます。従って編集中にはどこで全角スペースを使用したか、あるいは半角スペースを 使用したか、などが明瞭である方が編集しやすくなります。

編集記号の表示/非表示は、「ホーム」タブの、次のアイコンをクリックすることによって ON/OFF します。これは「表示」状態の時の様子で、アイコンの色が茶色に変化しているのがわかります。

なお「編集記号の表示/非表示」は (Microsoft Office ボタン) の中にある「Word のオプション」でもできるので少しややこしくなります。

編集中には、雑多な記号が画面に表示され、少し見にくくなるため、 メニューの「ファイル」/「印刷プレビュー」でどのように印刷されるかを確認する必要があります。

表の作成

最初に表を作成したい場所にカーソルを移動しておきます。 そのあとで、「挿入」タブ「表」を選びます。

すると次のようになります。上の方でマウスを移動すると、表のサイズが変化します。 望みのサイズになったら、マウスを左クリックすれば表が直ちに作成されます。

見てわかるように 8 行×10 列までの表は一発でできます。 下のほうに見える「罫線を引く」というメニューで 罫線を引く手もありますが、直接表を作る方が正解です。

もしも、これでは行、列の数が不足であればどうすればよいでしょうか。 「罫線を引く」を使用してもよいですが、もっと簡単にできます。 表を作成すると、「表ツール」関連のタブが増えています。 「デザイン」「レイアウト」です。 この「レイアウト」タブ

  1. 上に行を挿入
  2. 下に行を挿入
  3. 左に列を挿入
  4. 右に列を挿入

があります。これを使用して、行、列を増やします。従って、とても簡単に望みの表が作成できます。

また変則的な表を作成したいとき、「レイアウト」タブ「セルの分割」 がとても重宝します。クリックすると次のメニューが登場します。

セルの結合も簡単です。セルからセルへマウスをドラッグすると、 次のようになり、「レイアウト」タブ「セルの結合」が 有効となります。

そのため「デザイン」タブ「罫線の削除」(消しゴム) は ほとんど必要がなくなりました。

罫線の位置をずらすには、たとえば、マウスカーソル縦方向の罫線に合わせると 次のようになります。このときマウスを左右にドラッグすると罫線の位置を移動することができます。

また、表の中にカーソルがあれば、表の左上に次のような、上下左右の矢印マークが登場し、 この上にマウスカーソルを移動してドラッグすれば、表全体が移動できます。

罫線を見せない/見せる

罫線を引けば、罫線が見えるのは当然な気がしますが、枠があっても枠を表示したくない ときがあります。

罫線を非表示にしたいセルの中をクリックして、文字カーソルを移動し、 そのあとで、「表ツール」「デザイン」タブ の中の 次の右端の下向きの矢印を選択します。

これで、次が表示されます。

好きなのを選べばよいです。また、マウスでドラッグすれば複数のセルを選択できますから、 その上で今の操作を実行すると、複数のセルに対して指定することになります。

また「表ツール」「レイアウト」タブの左端の「選択」 を選ぶと次が表示されます。従って、これで表全体を選択できます。

だから、これで表全体の罫線を非表示にするのはとても簡単であることがわかります。

罫線の削除

罫線の削除は、「表ツール」「デザイン」タブ「罫線の削除」 でできますが、前にも述べたように、「セルの結合」ができるようになりましたから、 これは、ほとんど必要のない機能となりました。

表の配置、セルの配置など

罫線を引いて作成した表の配置を決めるには次のようにします。 罫線の外枠の中にマウス カーソルを持ってくると、 左上の角に上下左右の矢印が現れます。 この上下左右の矢印の上にマウスカーソルを移動して ドラッグすれば表を移動できますが、今はそれをせずに 右クリックします。するとメニューが表示されますから 「表のプロパティー」を選びます。 このメニューから次のようなことができます。

  1. 表の中央揃え、右寄せ、左寄せ
  2. 表の周りに文字を流し込む、流し込まない

下の絵から選びます。

セルに関しての設定はセルの中身をマウスで指定してから右クリックすると表示されるメニューから 「セルの配置」 を選びます。このメニューから次のようなことができます。

  1. セルの中身の左右方向の出力位置 (中央揃え、右寄せ、左寄せ)
  2. セルの中身の上下方向の出力位置 (中央揃え、上寄せ、下寄せ)

以上を実行するには、下の絵から選びます。

絵の挿入など
絵の挿入

絵を挿入するには、単に絵をコピーして、Word に貼り付けるだけで十分です。 例えば、ペイントで絵を描いて、ペイントのツール バーの下のボタンをクリックして

そのあとで、領域を指定します。(マウスでクリックして、そのままドラッグ。) 更に

  1. ペイントでメニューの 「編集」/「コピー」を選択し、
  2. Word に移動してから、絵を貼り付けたい場所で右クリックすると表示されるメニューから 「貼り付け」を選択

以上により、カーソル位置に絵が貼り付けられます。

オブジェクトの挿入

Excel で作成した表などをテキストとしてコピーして、Word に 貼り付けることもできますが、オブジェクトとして Word に挿入することが できます。例えば Excel で表を作成して、保存します。そのあとで 「挿入」タグオブジェクト

を選択すると次のような表示が現われます。

「ファイルから」を選択して、 「参照」をクリックして、保存した Excel のファイルを指定します。少々時間がかかりますが (マウスカーソルが 砂時計になります) 例えばつぎのようになります。

単に表をコピーしたのではありません。 マウスでダブルクリックすると次のようになります。

つまり、Excel のデータそれ自身を埋め込んだわけで、Excel のデータとして 編集ができることがわかります。これを オブジェクトの埋め込み (object embedding) と言います。 この場合 Word は唯の入れ物 (container) で、実際にデータ管理をしているのは Excel です。Word は表示されているデータのことは何も関知していません。 オブジェクトを埋め込むには、オブジェクトを作成するソフトが「オブジェクトの 埋め込み」に対応している必要があります。

注意

Excel のデータを埋め込んだとき例えば、次のように、余分な部分が表示されていることがあります。

このときは、表をマウスでダブルクリックします。すると当然次のようになります。

このとき見えているのは Excel の窓です。従って、マウスで Excel の窓を小さくして、 余分な部分が表示できないようにすることができます。このあとで、Excel の窓の外をクリックして 確定します。

「オブジェクトを挿入」するには「埋め込み」以外に「リンク」があります。 オブジェクトの挿入の画面で、よくみると「リンク」と表示された チェックボックスがあります。これをチェックすると、オブジェクトの 埋め込みをせずにリンクを作成します。

オブジェクトのリンクを挿入すると、見かけはオブジェクトの埋め込みを同じですが、 もとのファイルを Excel で修正すると、Word の表示も変化します。 「オブジェクトの埋め込み」(object embedding) ではオブジェクトのコピーを 挿入するため、もとのファイルを修正しても Word の表示は変化しませんが、 「オブジェクトのリンク」(object linking) ではオブジェクトへの リンクを挿入するだけなので、Word ファイルの大きさはほとんど増えず、 しかも元のファイルを修正すると Word の表示も変化します。

注意
「オブジェクトのリンク」をした場合には Word ファイルのみではデータの表示が できないことに注意してください。例えば Excel のファイルが必ず必要になります。 ファイルを移動するときには組にして移動しないと正常な表示ができなくなります。

以上とても便利な機能です。このような発想は昔から色々あったのですが、 それを Microsoft は OLE (= object linking and embedding) という規格に まとめました。後になって Microsoft はこの規格を Active X という規格に 拡張しました。Active X は Web ページに対応したものです。しかしこの拡張機能は セキューリティー (ウィルスなど) に懸念があるためあまり評判がよくありません。

コピーと貼り付け

別のソフトで編集したオブジェクトをコピーして (あるいは切り取って) 、Word のファイルに貼り付けると、 できる限り、Word で編集できる形で貼り付けられます。例えば Excel の普通の表は Word の表になります。 しかし、例えば Excel のグラフのように Word では編集できないものは、 オブジェクトとして埋め込まれます。 オブジェクトとして埋め込まれているかどうかを確認するためには、 オブジェクトをダブルクリックすればわかります。

線画

以上のようにして、絵のオブジェクトを Word に挿入することもできますが、描画機能を使用すれば、 文書中のどこにでも線画を描くことができます。「挿入」タグ「図形」

を選びます。すると次が表示されます。

図形の描画は随分わかりやすいです。基本的にはどれか部品を選んで、 マウスでクリック、ドラッグなどをするだけで、説明をする必要はないと思います。 そこで時々使用する機能で、忘れやすいものを一つだけ説明することにします。

文字の上に線画を描くと初期条件では、文字は絵の後ろに隠れてしまいます。 (例えば、Word の文書でアンケートの回答をするときに、項目のいずれかに丸を付けたいときです。) このときは、次のようにします。

絵の後ろに隠れた文字を表示するには
  1. 絵を指定します。マウスで適当にクリックすると、絵を指定できます。

  2. 絵を指定状態にすると、「描画ツール」「書式」タブ が有効となり、その中の「図形の塗りつぶし」

    を選択します。すると次が表示されるので、「塗りつぶしなし」の 項目があるので、先頭のチェックボックスをチェックします。

差し込み印刷

差し込み印刷とはどういうものかを簡単に説明します。 例えば次のような住所録を Excel で作成しておきます。

このような表から、宛名ラベルを作成したり、葉書の宛名書きをすることが 差し込み印刷の一例です。またダイレクトメールには、次のような書簡の形式を取っているものが ありますが、これも名簿があれば、差し込み印刷で作ることができます。

...... 様              <------この部分だけ違っている

...................... <------本文はみな同じ
.....................

つまり、ほぼ内容の同じ文書が合って、そのうちの何箇所かを表のデータで置き換えた文書を 作成することが差し込み印刷の目的です。

他にも、学校の成績処理などがあります。全校生徒の成績を Excel で 保存しておいて、各自の成績を別々の用紙に印刷して配布するという用途にも使えます。 (但し、かなり大きなデータベースになるような場合には Access を使うほうが懸命です。 Access には「レポート」と呼ばれる機能があり、これが Word の場合の差し込み印刷に 相当するものです。)

宛名ラベルの作成

最初に次のような表を Excel で作成しておきます。宛名ラベルによっては、複数行で 住所を書かないとうまくいかなくなりますから、住所の部分は下のように細かく分割するほうが、 ラベルに収まりやすくなります。なお、表の一番上の「列の見出し」は必ず付けておかないと いけません。そうしないとあとで、差し込むときに困ることがおきます。

以上の表を保存しておいて、Word を立ち上げます (新規文書です)。 「差し込み文書」タグ差し込み印刷の開始

を選ぶと次が表示されるので、差し込み印刷ウィザードを選択する。

次が表示されるのでラベルを選択して、次へを選ぶ。

次が表示される。ラベルの種類を選ぶためにラベルオプションを 選ぶ。

次が表示されるから、自分の持っているラベルに合わせよう。(ラベルはパソコンショップで 購入できる。)

設定を終えたら「OK」して、「次へ」を選択すると、次が表示される。 ここで「既存のリストを使用」にチェックを入れ 「参照」を選ぶ。

ファイルを開く要領で、前もって作成した Excel ファイルを開く。 すると次が表示される。

Excel ファイルは単純なファイルで、シート 1 しか使用していない。 だからこのまま OK する。次が表示される。

フィールドの順番が違っているが、このまま OK して「次へ」進む。 そうすると次の表示になる。

そこで、「差し込みフィールドの挿入」を 選んで、フィールドを挿入する。 一枚目のラベルに項目が挿入される。 この際、フィールドを一行挿入して、一旦閉じてから、 改行するようなことをしないと、下のようにならない。(「様」は直接書き込んでいます。)

そして最後に「すべてのラベルの更新」を選び、 「次へ」を選んで「プレビュー」する。思い通りとなっていれば 「印刷」することになる。

一般的な差し込み印刷

いま仮に次のような 3 回の試験結果を各自に別々に印刷して手渡すことを考えます。

これぽっちでは少なすぎるデータですが、実例としては十分です。 上の表をExcel で用意しておいて、Word を立ち上げます。作業は、ほぼ「宛名ラベルの作成」と 同じです。 「差し込み文書」タグ「差し込み印刷の開始」/「差し込み印刷ウィザード」を を選択します。 文書の種類として「レター」を選ぶ点が 違っています。(これは手紙用ですが、今回の目的に十分使用することができます。)

単に「次へ」を選びます。

単に「次へ」を選びます。

ここで「宛先の選択」となっていますが、 「参照」 を押して、先ほど保存した Excel の文書を開きます。 「宛名ラベル」と同様に「表の選択」画面になりますが、そのまま「OK」を選びます

次のように「差し込み印刷のあて先」の窓が開きますが、これもそのまま「OK」します。

次のようにまたもとの画面に戻りますから、そのまま「次へ」をクリックすると 次のようになります。

あとは文章を書いて、「差し込みフィールドの挿入」をすればよいだけです。 とりあえず次のように文章を書きます。

そして、「差し込みフィールドの挿入」を使って、 次のように差し込みフィールドを挿入します。

作業が済めば「次へ」をクリックします。 あとは「宛名ラベルの作成」と基本的に同じとなります。

この文書は保存ができることに注意してください。 しかも Excel のデータが更新されれば (データの件数の増加、データの変更) それが最後の出力結果にそのまま反映されます。非常に便利にできています。