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Excel の使い方

ここでは簡単な Microsoft Excel 2007 の使い方の説明をします。 身近で見る限りでは Excel は大体次のような使い方をしているようです。

この各々に関して大雑把な説明をします。

なお、ファイルの「読み込み」、「書き出し」、「印刷」などのメニューが、 2007 になってからは、左肩の (Microsoft Office ボタン) の中に移動していることに注意します。

また「編集」メニューがなくなったので、「コピー」、「貼り付け」などは右クリックすると表示されるメニューか、 もしくは以下のあたりにあるアイコンで処理します。「元へもどす」も以下の個所にあります。

表の作成
書き込み

Excel の起動直後は次のようになっています。

罫線で囲まれた四角の部分は セル と呼ばれ、何でも書き込むことができます。 セルは横方向に A, B, C,... 縦方向に 1, 2, 3,.. となっていますから、 A1, B2 などのようにして一意的にセルを指定できます。 (A1 = A 列の 1 番目のセル、B2 = B 列の 2 番目のセル)

注目しているセルは黒い枠で囲まれていて、矢印キーで移動することができ、キーボードから 文字や数値などを打ち込むと注目しているセルに書き込まれます。セルに文字を書き込むには、 赤い部分 (「数式バー」と呼ぶ) をマウスでクリックして書き込むこともできます。 (「数式バー」に書き込んだ文字はそのまま注目している「セル」に書き込まれます。)

セルを大きくする

セルの横幅を大きくするには、A, B, C, D,...と書いてある列の A と B の間の罫線の上に マウスカーソルを移動すると 「左右方向の矢印」 に変化します。この状態でマウスカーソル を左右にドラッグするとセルの横方向のサイズを変化させることができます。

縦方向も同様です。

セルの中で改行する

セルの中で改行するには

Alt + Enter

です。これで改行できます。長い文章をセルに書き込むには「数式バー」に書き込むほうが よいと思います。

セルの書式設定

大きなセルが複数個あると、各セル内の文字列の位置を指定しないとみっともなくなります。 セル内の文字列の位置は、「ホーム」タグ「配置」 のアイコンで指定できます。

一行目が上下方向で、マウスをアイコンの上にかざすと説明が登場しますが

  1. 上揃え
  2. 上下中央揃え
  3. 下揃え

二行目が左右方向で、

  1. 文字列を左に揃える
  2. 中央揃え
  3. 文字列を右に揃える

なお、一行目の最後のアイコンは、セルの中で「文字列を折り返して表示」です。

セルの結合

身の回りの表をよく注意してみると、縦方向の幾つかのセルを一まとめにしたり、 横方向の幾つかのセルを一まとめにしてあるものがあります。 このようなことを Excel でするためには、例えばセル A1 をクリックして A2 まで ドラッグすると次のようになります。

A1 から A2 までを一つのセルにしたい場合には、この状態で、 「ホーム」タグの「配置」の中にある 次のアイコンの右端の下向きの矢印をクリックします。

すると次が表示されます。

横方向の結合や縦方向に複数でしかも横方向に複数のセルの結合も同様です。

ワーク シート

Excel は複数のワーク シート (sheet, 「敷布」の訳もある、^^;) を処理します。Excel の起動直後は、下のほうを見ると 次のようになっていて 3 枚のワーク シートから構成されていることがわかります。

マウスでクリックすることによって、他のワーク シートに移動することができます。 あるワーク シートで作業していて、ややこしくなれば別のワーク シートで作業することが できますから、とても便利です。 Sheet 3 の右にあるタブは 「ワークシートの挿入」です。

例えば Sheet2 と書いてある箇所でマウスで右クリックすると、次のメニューが表示されます。 「削除」 を選ぶと、指定されたワーク シートが削除されます。

また、ワーク シートの順番を買えることもできます。例えば Sheet2 と書いてある箇所を マウスでクリックしたままにすると下のように小さな 「下向きの矢印」が表示されます。 (マウスカーソルの形も変化します。)

この状態で左右にドラッグすると、ワーク シートの順番が変わります。

他のソフトで得られたデータの取り込み

ここでは他のソフトで得られたデータを取り込むための一般的な方法について 説明をします。取り込まれたデータはソート、抽出などの操作を施すことが 普通ですから、あわせてそれに関しても簡単な説明を付け加えます。

csv ファイル

ここで述べることは Excel がどのような形式のファイルに対応しているかではなく、 もっともありふれた形式のファイルに関する説明です。 表データをソフト間で手渡す場合に最もよく使用されるのが 「csv ファイル」 と呼ばれる形式です。(csv = comma separated value) 次のような テキストファイルで、ファイル名の拡張子は csv です。(例えば sample.csv)

1,22,33,44,55
2,44,66,88,22
3,33,55,77,99

各行は表の横一列と解釈され、各データ (フィールド) はコンマで区切られています。 この形式は非常に単純なので多くのソフトが対応しています。

参考
Windows 機に最初からついてくるメールソフト Outlook Express では アドレス帳を csv ファイルの形式で export (搬出) することができ、 各種メールソフトで csv 形式のアドレス帳を import (搬入) することができます。 Outlook Express のセキュリティの不備が話題になったことがありましたが、 私はこの機能を使って他のメールソフトに変更しました。 (アドレス帳がとても大きかった)

csv ファイルを Excel で読むためには、エクスプローラからファイル名を ダブルクリックするのが最も簡単です。 これ以外にも、 (Microsoft Office ボタン) の中の「開く」を選んでから 「ファイルの種類」として テキストファイル (*.prn,*.txt,*.csv) を選んでもかまいません。

Excel で作成した表を csv 形式で保存するには 「名前を付けて保存」/「その他の形式」 を選んで 「ファイルの種類」として csv 形式のファイルを指定すれば十分です。

並べ替え (ソート)

Excel の表の並べ替え (ソート) は、非常に簡単です。メニューの 「データ」タブ「並べ替え」 を使用するだけです。

次のような表を例にして説明します。

注意
  1. ソートするには、表の第一行目に「見出し」がないといけません。 「見出し」によって「列」を区別するため、「見出し」は互いに異なっていなければなりません。
  2. データベースの言葉では各行は「レコード」と呼ばれ、 レコードは「フィールド」に分割されています。 上で述べた「見出し」は「フィールド名」とも呼ばれます。

成績順に並べ替えるためには表全体を指定する必要がありそうに見えますが、 表が大きいとこれは非現実的になります。(Excel では 65536 行までの表が扱えます。) そのため、表の中のセルを一つ選んでおくだけで、表全体を自動認識する機能があります。 ともかく例えば

のように選択しておいて、メニューの 「データ」タブ「並べ替え」を選ぶと、 表が次のように選択され

同時に、次の画面が登場します。

「最優先されるキー」として「成績」を選べば「成績」の順に並べ替えが起きます。 「昇順」、「降順」の いずれの方法でもソートすることができます。このまま「OK」のボタンを押すと 成績が「昇順」にソートされ、以下のようになります。

なお「レベルの追加」によって、「並び替え」の条件を追加することができます。

検索

「検索」の実行にはメニューの 「データ」タブ「詳細設定」を使用するだけです。

次の表を例にして説明します。(「ソート」の場合と同様に、 表の第一行目には「見出し」がないといけません。)

そこで、成績が 60 未満の者を検索することを考えます。 そのために次のように、別の場所に検索条件を書き込みます。

注意
  1. 検索条件は、(区別をするために) 表から 離れた場所に書く必要があります。表の位置より上の方に条件を書くほうがよいです。 上のように表の横の位置に書いてあると、 検索したときに行が折りたたまれて条件式が見えなくなることがあります。
  2. 表の上部に空白行を挿入するには、例えばセル A1 を指定してから、 メニューの「ホーム」/タグ「挿入」右端の下向きの矢印をクリックします。

    すると次が表示されますから「シートの行を挿入」 を選びます。

  3. 検索条件は次のように書きます。
    成績 <60
    成績<=60 もしくは 成績>=80
    成績<=60 且つ 学生番号>=15
    もしくは 成績>=80

「ソート」の場合と同様に、表全体を指定するか、表の一部のセルを指定しておいて、 メニューの 「データ」/「フィルタ」/「フィルタオプションの設定」 を選びます。 このとき表の一部のセルが選択されている場合でも、

のように表全体が選択され、同時に次が現われます。

ここで、 「検索条件範囲」 の右端についているボタンを押します。

すると次のようになります。

そこで

のように「検索条件」を書いてある場所を指定してから、次のボタンを押します。

するともとの画面に戻ります。

ここで 「OK」 を押すと、次のように条件に適合するレコードが表示されます。

なお「データ」タブ「クリア」を選ぶと、元の状態に戻ります。

表計算
コピー

例えばセル A1 をクリックすると、マウスカーソルは次のようになります。

この状態でマウスをドラッグすると、次のように長方形の形にセルが指定されます。

このとき、右クリックして表示されるメニューから「コピー」を選択すると次のようになります。

この状態のときに、別のセルを指定して、右クリックして表示されるメニューから「貼り付け」を選ぶことができます。 またもし気が変われば、 「Esc キー」を押すことによって、 選択が解除されます。

「切り取り」をしてから「貼り付け」ても、表を移動できますが、範囲を指定した後で 指定した範囲の右端の真ん中あたりでカーソルが次のように矢印の形になります。 このときドラッグすると表を 移動できます。

また「コピー」や「切り取り」などは、行単位あるいは列単位ですることができます。 例えば A 列を指定するには、「A」が書いてある部分をクリックします。 次のようになります。

また列を指定する場合にエクスプローラでのファイル指定と同じこと (「Shift + クリック」、「Ctrl + クリック」) ができるため複数の列を指定することは 造作も無いことになります。。 行指定に関しても同じです。 更に、表の左肩のセル (?) をクリックするとシート全体を指定できます。

「ホーム」タグ「クリップボード」

を選択すると、以下のようなクリップボードが表示されます。

これを使用すると、前々回にコピーした内容なども貼り付けることが可能となります。 (クリップボードをクリックすればよい。) しかし、あまりに何度もコピーするとクリップボードにそのまま溜まってきますから、 そのうち メモリー不足から、アプリケーションの動作異常につながる可能性が でてきます。危険を感じたら 「すべてクリア」します。

連続データの挿入

100, 101, 102, 103,... のような連続したデータを表に挿入するには まず、セルに 100 を書き込みます。 一旦別のセルを選択し、もう一度書き込んだセルを選択します。 選択範囲の右下に黒い四角形が表示されています。これを フィル ハンドルといいます。

フィル ハンドルにマウス カーソルを近づけると、マウス カーソルが 次のように十字型に変化します。

この状態で右クリックしてドラッグします。

マウスから指を離すと次のようになります。

「オートフィルオプション」 の上で右クリックすると 次のメニューが登場します。

そこで、 「連続データ」を選択します。 すると次のように連続データで埋められます。

以上の方法は左右上下いずれにも実行できます。また もしも 100, 98, 96, 94,... のように飛び飛びにしたければ 最初に 100, 98 を打ち込んでおいてから、100, 98 の 2 つのセルを選択状態にして フィルハンドルを右クリックして下方にドラッグすればよいです。

総和

和の求め方を実験するために次のような表を作成する。

一行、一列の和

セル A1 をマウスで指定して、横にドラッグして、 次のように範囲指定をしよう。

注意
範囲指定をするにはセルを シングル クリック (1 回だけクリック) すること。 カーソルがセルの外にいる時は カーソルの形が十字架のようになっている。 この状態でドラッグすると範囲指定ができる。
セルを ダブル クリック するとセル内部に書き込みの状態になる。このとき カーソルは縦棒になる。 もしこうなったら、別のセルを指定してからやり直すこと。

この状態で「数式」」タブ「オート SUM 」

を押すと以下のように横方向の総和が右のセルに出力される。

注意
上の状態で D1 をクリックしてみよう。すると数式バーには次のような数式が表示されている ことがわかる。
=SUM(A1:C1)
A1:C1 は A1 から始まり C1 までのセル全部の意味である。これは
=SUM(A1,B1,C1)
と書くこともできる。つまり、実際は Excel 内部には和を加える関数 SUM が用意されていて、 関数に適当にパラメータを手渡して、値をセルに出力しているだけである。関数を実際に 書くのが面倒なため、適当にマウスで操作すると、関数をセル (この場合は D1) に 書き込み、その結果をユーザに見せているのである。マウス操作などしなくても 数式バーに直接数式を書いても結果は同じである。

縦方向に指定しても同様である。

「オート SUM」 を押すと縦方向の和が下のセルに出力される。

一度に和を加える

横方向の和をいっせいに求めるには次のように値を書き込む列を指定する。

ここで「オート SUM」

を押すと次のように横方向の和出力される。

注意
D1,D2,..,D5 にどのような数式が書き込まれているか確かめてみよう。 数式バーの表示から
=SUM(A1:C1), =SUM(A2:C2),.., =SUM(A5:C5), 

縦方向も同様である。

のように指定してから、「オート SUM」 を押すと次のようになる。

もう少し違う方法で

以上の場合には横方向全部、縦方向全部の和を求めたが、 例えば A 列と C 列の和を D 列に出力してみよう。このために、次の方針で 実施する。

  1. A1, C1 の和を D1 に出力
  2. 以上の操作を D2,.., D5 に適用

最初の操作が少しややこしい。まずセル D1 を指定する。

A1 と C1 の値の和を D1 に出力するために、 「数式」タブ「数学」/「三角」を選択する。

表示される関数からSUMを選ぶ (「関数の挿入」の「数学/三角」から選んでもよい) すると、次の表示が現われる。

この状態で「OK」をクリックすると、D1 に挿入される数式は =SUM(A1:C1) である。上の表示からわかるように、1,2,1 の 和を求めることになってその結果の 4 が D1 に表示される。

これを修正するために、以下の赤い部分をクリックする。

すると次のようになる。

この画面は、SUM のパラメータを指定する画面である。 エクスプローラから複数のファイルを指定するやり方 (「Ctrl + クリック」など) で A1 と C1 を指定する。 次のようになる。

パラメータが次のように変化したことを確認して、右端のボタンを押す。

すると、次のように最初の画面に戻ったが、パラメータは A1:C1 から A1,C1 に変化している。

ここで「OK」を押す。これで A1, C1 の和が D1 に表示される。 この後、次のように範囲指定をする。

続いて、数式バーの中をクリックする。

数式 「=SUM(A1,C1)」 の直後にカーソルが点滅しているはずで、この状態で

Ctrl + Enter

を押す。これで D1 に対して行った操作がすべて D2,.,D5 にも施されるのである。 これでめでたく、列 A と列 C の和が列 D に表示されたのである。

注意
  1. Ctrl + Enter は繰り返しを実行するときのキー操作である。
  2. A1 と C1 の和が D1 に表示された時点で、D1 のフィルハンドル (「コピー」の項参照) を右クリックして下にドラッグしても、上と同じ結果が得られる。
度数分布表

次のような表を作ります。

これからすることは、B 列を区間配列とする A 列の度数分布表を作成することです。 つまり、A 列の要素 x で

x≦70,  70<x≦79,  79<x≦89,  89<x

となる4つの場合の個数を求めることです。まず度数分布表の数値を代入する配列を 指定します。

この状態で、「数式」タブ「その他の関数」 を選び、 「統計」FREQUENCY を選びます。

すると次の表示になります。

あとは「総和」でしたようにすればよいだけです。データ配列の右のボタンを クリックして、A1:A9 を指定し、区間配列の右のボタンをクリックして B1:B3 を指定するだけですが、念のため、図示することにします。

データ配列の右のボタンをクリックする。

次の表示が現われる。

そこで、データ配列を指定する。

次のボタンを押して元に戻る。

区間配列を指定するために、次のボタンを押す。

次が現われる。

区間配列を指定する。

次のボタンを押して元に戻る。

最後に「OK」する。

実はこれだけではダメである。もう少し作業が必要である。 数式バーの中を見てみよう。次の式が書かれているはずである。

=FREQUENCY(A1:A9,B1:B3)

数式バーをクリックすると、上の数式の直後にカーソルが移動する。 この状態で

Ctrl + Shift + Enter

を押す。すると数式バーの表示が

{=FREQUENCY(A1:A9,B1:B3)}

のようになって、同時に度数分布表が求められる。

注意
  1. 最後に Ctrl + Shift + Enter を押す必要があったのは関数 FREQUENCY が配列を返すためです。
  2. 上でしたことは A 列の度数分布表を C 列に書き込む「関数」を 付け加えたことです。そのため A 列の値を変化させると、同時に C 列の度数分布表も変化します。
  3. C 列の度数分布表の一部のみを変更することはできません。 無理に消そうとすると「配列の一部を変更できません」という表示が出ます。
平均、標準偏差

平均は AVERAGE, 標準偏差は STDEVP です。共に「その他の関数」/「統計」の中にあり、 使用方法は FREQUENCY とほぼ同じです。自分で試してください。

計算結果のコピー

「数式の挿入」を利用して計算した結果をコピーするときに困ることがある。 単に「コピー」、「貼り付け」をすると数式がそのままコピーされ、数値が失われてしまうことがある。 (他のシートにコピーすると必然的にこのようになる) このようなときは、貼り付けるときに、右クリックして表示されるメニューから「貼り付ける」 を選ばずに、 「形式を選択して貼り付ける」を選ぶ。 次のようなメニューが登場するから 「値」を選ぶ。

グラフ

次のように表を作っておけば、棒グラフは非常に簡単に書けます。

次のようにして、表を指定して、 「挿入」タブ に表示されているグラフを選択するだけです。